Rituais e rotinas comerciais fundamentais para qualquer empresa

Invariavelmente quando converso com clientes e pergunto sobre as rotinas comerciais que a empresa adota, identifico que a grande maioria das empresas adota alguma rotina e alguns rituais na área comercial, mas, pouquíssimos aqui no Brasil, adotam o que eu considero o ideal em termos de rotinas e rituais.

Não que sejam muitos, contudo, alguns deles são largamente ignorados, principalmente o último que irei listar a seguir.

As rotinas e rituais básicas que toda empresa deveria adotar

Reuniões sistemáticas de acompanhamento

Apesar de que, fazer reuniões sistemáticas de vendas com as equipes é o que consideramos o básico do básico, algumas empresas não tem esse “hábito”.

Quando eu fui gestor de áreas comerciais tinha o costume de deixar previamente marcada todas as segundas-feiras pela manhã nossa reunião semanal de vendas, assim avaliávamos o que havíamos alcançado e realizado na semana anterior e projetávamos a semana que estava se iniciando.

Particularmente gostava de ter essa rotina às segundas-feiras pois todos estavam retornando do final de semana, com as baterias recarregadas e a cabeça fresca, e, assim, alinhávamos a semana.

Estudo profundo dos clientes chave e suas necessidades

Esse estudo é absolutamente crucial para o sucesso de uma área de vendas, afinal, por mais que eventualmente vendamos um produto ou serviço transacional e/ou de baixa complexidade, cada cliente é diferente, portanto, este estudo se faz necessário, principalmente para os clientes mais relevantes da organização. 

Discussão das contas chave

Discutir nas reuniões semanais de vendas, ou em alguns casos em reuniões individuais, o mapeamento das contas chave, como já explicamos no artigo 15 – vender é um processo, é algo fundamental nas rotinas e rituais.

A partir desse mapeamento, identificar quem ocupa qual papel no processo decisório, as ações que devem ser tomadas e o responsável por ela.  Ainda hoje existe uma certa liturgia em algumas empresas em que uma pessoa em um nível hierárquico mais elevado “se recusa” a falar com alguém que “não esteja no mesmo nível hierárquico” dela.

Com isso, é muito comum, que o vendedor líder de uma conta demande do seu gestor, eventualmente do diretor, presidente ou até mesmo do sócio da empresa a “marcar” e estabelecer o contato e relacionamento com aquele “figurão” que o vendedor não consegue atingir.

Além disso nessa discussão das contas chave da empresa, temos que identificar oportunidades específicas que possam existir em cada uma dessas contas, e, a partir daí montar estratégias e até mesmo times (squads – esquadrões) para capturarmos esses negócios oriundos dessas oportunidades mapeadas.

Projeções realísticas das probabilidades de vendas

Essa é uma prática que, invariavelmente, é muito distorcida! É muito comum encontrar vendedores, gestores comerciais que, ou por otimismo exagerado, ou até mesmo por má fé, superestimam as oportunidades, inflam o pipeline, exageram no interesse do cliente, gerando assim uma visão distorcida da real situação de vendas futuras da empresa.

Como costumo dizer, a área comercial pode ser considerada a “mola propulsora” da empresa, aquela área que “coloca a bola para rolar” a partir das vendas, onde a empresa terá que produzir e/ou entregar seu produto ou serviço. 

Imagine que a área comercial sinaliza para uma indústria que irá vender X produtos em 90 dias, e, para que a empresa possa entregar essa venda toda, ela tenha que montar um 3º turno de produção, portanto, quanto maior for a antecedência que a área industrial receber tal informação mais bem feita poderá ser a implantação do 3º turno, o RH poderá com calma selecionar os novos colaboradores, o financeiro poderá ver antecipadamente qual será a necessidade de capital de giro para essa ampliação, a área de suprimentos poderá acionar seus fornecedores para garantir os matérias necessários e assim por diante.

Mas, imaginem que tal projeção de vendas foi superestimada, independentemente dos motivos citados acima, e, a empresa se movimento para suportar tal nível de vendas, que, passados 90 dias, na verdade não acontece, notem quanto dinheiro e esforço foi jogado fora!

O ideal é que a área comercial seja capaz de fazer projeções realistas e honestas das vendas, para que a empresa possa adotar as ações necessárias para suportá-las, ou se essas projeções estão abaixo da esperada e/ou necessária pela empresa, que possa tomar as ações corretivas necessárias.

Adoção de ferramenta de CRM e gestão do relacionamento com o cliente

Para suportarmos todo o processo comercial de forma estruturada, bem como a empresa se apropriar do relacionamento com os clientes e ter um repositório único de todos os contatos feitos com um potencial cliente ou um cliente da empresa, adotar um sistema de CRM é fundamental.

Existem milhares de sistemas de CRM no mercado, desde alguns com versões gratuitas, outros “baratinhos”, até alguns bastante caros. Contudo, o sistema ideal para cada empresa pode variar muito.

O que sempre recomendo para nossos clientes é que em primeiro lugar desenhem o processo de vendas, seja um processo simples ou até mesmo um processo complexo com três funis (1 – atração | 2 – venda | 3 – manutenção). Depois de desenhado o seu processo, listar tudo o que necessitamos de um sistema de CRM para então buscar as alternativas no mercado, apresentar nossas necessidades, e, aí sim selecionar o sistema que apresente a melhor relação custo X benefício.

Troca de experiências de melhores práticas

Normalmente as reuniões semanais de vendas são um momento muito rico e indicado para promovermos a troca de experiências e melhores práticas entre vendedores.

Temos que promover esse intercâmbio entre nossas equipes para que possamos aprender uns com os outros. Minha experiência mostra que há muito conhecimento advindo das experiências de campo das nossas equipes, que, se bem provocadas, podem se tornar ferramentas e insumos fundamentais para evoluirmos todos das nossas equipes.

Treinamento e simulações da vida real

Seguramente esse é o item que a maioria das empresas deixa de fazer, o que é um “pecado”! Afinal quando queremos nos tornar um bom jogador de tênis, o que fazemos? 

Treinamos! 

Se eu quiser ser um grande jogador de basquete, não basta ter altura e aptidão para o esporte, tenho que dominar a técnica e também treinar à exaustão os movimentos de arremesso, movimentação de pés, etc.

Agora sempre me pergunto, porque temos a disposição para treinar nosso esporte favorito, e, na vida real das vendas, não treinamos?

Uma das respostas que podem surgir é que isso vem de uma questão cultural.  Nós brasileiros, via de regra, somos reconhecidos por termos um grande jogo de cintura, o que nos traz grandes vantagens em muitas situações, contudo, neste caso, “joga contra” nós mesmos.

Afinal, sempre achamos que conseguimos dar um jeito quando a situação aparecer!

Contudo minha experiência me mostra que se juntarmos nossas equipes de vendas, pode ser nos últimos minutos da reunião semanal de vendas,  e fazermos algumas simulações de situações reais que vivemos “lá fora”, nos preparamos melhor, para quando de fato essas situações aparecerem.

Para fazer isso basta pedir para um vendedor fazer o papel de cliente, outro vendedor fazer o papel do vendedor, escolhermos uma situação específica e simularmos essa situação. Os colegas que estiverem assistindo à simulação, podem inclusive, auxiliar o vendedor no papel de vendedor com ideias de como lidar com a situação.

Seguramente isso irá subir o nível de todos os vendedores da sua equipe.